Вопрос: Если работник сегодня берет под отчет 5 000 руб. сроком на 2 месяца, а завтра хочет взять еще 5000 руб., то должен ли он вернуть 5 000 и взять 10 000 руб., то есть он каждый день должен их отдавать или может отчитаться через 2 месяца.

 Ответ: Работник должен отчитаться по выданным под отчет суммам до того, как ему будет выдана новая сумма.

 Обоснование: С 01 января 2012 года выдача денег под отчет работникам регулируется Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденным Банком России 12.10.2011 N 373-П, третий абзац пункта 4.4. которого закрепляет следующее: выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег. Отметим, что до 1 января 2012 г. лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны были не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним (в соответствии с 11 Письма Банка России от 04.10.1993 № 18). В настоящее время окончательный расчет по израсходованным суммам производится не одновременно с предоставлением расчета, а лишь после его проверки главным бухгалтером (бухгалтером или руководителем при отсутствии бухгалтеров) и после утверждения авансового отчета руководителем организации. Таким образом, работник не может получить следующую сумму до тех пор, пока с ним не будет произведен окончательный расчет по предыдущей взятой им под отчет сумме, после того как работник 1) предоставит авансовый отчет, 2) авансовый отчет работника будет проверен бухгалтерией или руководителем, 3) руководитель утвердит отчет.

 Применительно к заданному вопросу хотелось бы отметить следующее. Довольно спорным вопросом является вопрос о необходимости удержания НДФЛ в случае невозвращения работником подотчетных сумм. Несмотря на то что в Налоговом кодексе РФ ответ на данный вопрос отсутствует, налоговые органы непреклонны в том, что подотчетные денежные средства, частично не возвращенные работником, являются его доходом, облагаемым НДФЛ (см. Письма УФНС по г. Москве от 12 октября 2007 г. N 28-11/097861, от 27 марта 2006 г. N 28-11/23487). Более того, по мнению налоговых органов, если приложенные к авансовому отчету работника оправдательные документы1 на приобретение товара или за выполненную работу (услугу) оформлены с нарушением установленных требований (или отсутствуют), то суммы, которые организация выдала подотчетному лицу на хозяйственные расходы, также облагаются НДФЛ (см. Письмо УФНС России по г. Москве от 12 октября 2007 г. N 28-11/097861). Официальная позиция Министерства финансов России, выраженная в письме от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610, заключается в следующем: удерживать НДФЛ нужно после того, как истек срок исковой давности для взыскания с работника подотчетных сумм.

По данному вопросу сформировалась обширная судебная практика, которая, как правило, придерживается иного мнения и не признает не возвращенные работником подотчетные деньги доходом, облагаемым НДФЛ (см. Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 14.09.2009 по делу N А32-27520/2008-19/520, Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 12.11.2008 по делу N А43-3598/2008-6-65, Постановление ФАС Московского округа от 11.11.2009 N КА-А41/11723-09 по делу N А41-7052/09, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 07.11.2008 по делу N А66-4549/2007, Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 11.12.2006 N Ф08-5708/2006-2386А по делу N А32-41284/2005-19/210, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 02.08.2012 по делу N А05-7569/2011 и др.).

Не признавая не возвращенные, не полностью возвращенные либо возвращенные с представлением неправильно оформленных первичных документов подотчетные денежные средства, доходом, облагаемым налогом, федеральные арбитражные суды отмечают следующее:

- Невозвращенные подотчетные суммы не являются экономической выгодой сотрудников, поскольку они были выданы на определенные цели и в собственность работников не перешли.

- Тот факт, что работник не отчитался по выданным средствам, не говорит о том, что остаток средств находился в личном распоряжении сотрудника.

- Нельзя относить подотчетные суммы к доходам физических лиц в связи с отсутствием документов по расходованию данных сумм.

- Даже если полученные под отчет деньги работник в установленный срок не вернул, к нему не переходит право собственности на них. Следовательно, не возвращенные в срок денежные средства не являются доходом подотчетного лица.

- Нарушения в оформлении подтверждающих первичных документов не свидетельствуют о получении сотрудником дохода и не изменяют основания выдачи ему этих сумм.

- Невозвращенные подотчетные средства лишь образуют задолженность физического лица перед организацией и не являются его доходом.

- Неотражение невозвращенных сумм в бухгалтерском учете не изменяет их целевого назначения.

- Недочеты в первичных документах не изменяют основания выдачи денег. Кроме первичных документов, есть еще и регистры бухгалтерского учета. Они тоже свидетельствуют о том, что выданные под отчет деньги не стали доходом работника. В них отражается принятие к учету приобретенных товаров и, следовательно, целевое расходование полученных под отчет средств. Такими регистрами являются, в частности, оборотно-сальдовые ведомости по счетам 71 "Расчеты с подотчетными лицами", 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 41 "Товары", 10 "Материалы".

В Постановлении Президиума ВАС РФ от 03.02.2009 N 11714/08 указано, что подотчетные денежные средства, частично не возвращенные работником, не являются его доходом, облагаемым НДФЛ. До момента утверждения авансового отчета выданные работнику из кассы под отчет денежные средства на командировочные расходы являются задолженностью работника перед организацией и не могут быть признаны полученным работником доходом, включаемым в налоговую базу по НДФЛ.

 

Теперь попробуем разобраться сами.

Как следует из ст. 41 Налогового кодекса РФ, доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить.

В силу п. 1 ст. 207 НК РФ плательщиками НДФЛ признаются физические лица, получающие доходы от источников в РФ.

В соответствии с пп. 10 п. 1 ст. 208 НК РФ к доходам от источников в РФ относятся любые доходы, получаемые налогоплательщиками в результате деятельности на территории России.

Согласно ст. 209 Налогового кодекса РФ объектом налогообложения для физических лиц, являющихся налоговыми резидентами Российской Федерации, признается доход, полученный налогоплательщиками от источников в Российской Федерации и (или) от источников за пределами Российской Федерации.

По правилам ст. 210 НК России при определении налоговой базы по налогу на доходы физических лиц учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со статьей 212 НК.

Согласно п. 1 ст. 226 НК РФ организации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доход от источника в РФ, признаются налоговыми агентами и обязаны исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить НДФЛ. Таким образом, организация обязана исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму НДФЛ, а при невозможности удержания - в течение одного месяца с момента возникновения соответствующих обстоятельств письменно сообщить в налоговый орган по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме задолженности налогоплательщика.

Однако обратим внимание на статью 217 НК России, которая приводит исчерпывающий перечень доходов физических лиц, которые освобождаются от налогообложения. В том числе согласно п. 3 ч. 1 ст. 217 НК не подлежат налогообложению доходы, связанные с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).2 Согласно п. 4.4 Положения № 373-П денежные средства под отчет выдаются на цели, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя. Следовательно, если подотчетные средства выданы на цели, являющиеся трудовыми обязанностями работника (о чем указано в его должностной инструкции, трудовом договоре), то в налоговую базу такие доходы не включаются.

 Но несмотря на «положительную» судебную практику, а также возможность применения статьи 217 НК РФ, просим обратить особое внимание на статью 415 Гражданского кодекса, которая закрепляет в качестве способа прекращения обязательств прощение долга - освобождение кредитором должника от лежащих на нем обязанностей, если это не нарушает прав других лиц в отношении имущества кредитора. Таким образом, организация вправе простить работнику долг перед ней. Нормами кодекса не предусмотрено, каким документом должно быть оформлено такое прощение, однако работник определенно должен быть извещен о таком прощении. В связи с этим организация может оформить соглашение с ним, приказ руководителя, с которым ознакомит работника, либо иной документ (распоряжение, уведомление работника), с которым он должен быть ознакомлен. В случае если организация принимает такое решение и прощает работнику долг, обязанность исчислить НДФЛ и уведомить о невозможности его удержания работника и налоговую инспекцию наступает в периоде оформления прощения долга.

 

1 Документами, подтверждающими материальные затраты подотчетного физического лица, могут служить товарные чеки, накладные с приложением кассовых чеков или квитанции к приходным ордерам, подтверждающие оплату данного товара (работы, услуги).

 

2 В Налоговом кодексе четко указано, что суточные освобождаются от налогообложения в пределах следующих норм: не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке внутри страны и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в загранкомандировке (абз. 10 п. 3 ст. 217).

 



Санкт-Петербург:
телефон: +7 921 908-14-32
Железноводская ул., д. 34/5, 4-й этаж

Москва:
телефон +7 965 2505910
Гостиничная ул., д. 4 корп. 9 подъезд 1а

Нижний Новгород:
тел. +7 921 908-14-32
ул. Маршала Голованова д. 15а

Ростов-на-Дону
тел. +7 921 908-14-32
Ворошиловский пр., д. 5

Симферополь:
тел. +7 921 908-14-32
ул. Крылова, д. 5

Наши реквизиты:

ООО "Юридическое бюро Юрьева"
ОГРН 1047806003850
ИНН/КПП: 7804176920/471101001
р/с 40702810510000102708
в АО "ТИНЬКОФФ БАНК" к/с 30101810145250000974
БИК 044525974


Основание платежа: Оплата юридических услуг, НДС не облагается.